Monipaikkainen, hajautettu työ ja tietoteknisten välineiden käyttö tarjoavat uusia mahdollisuuksia työskentelyyn valtionhallinnossa. Maaseutuvirastossa hajautetusta työstä on jo käytännön kokemuksia. Mavi on ollut kohdeorganisaationa Monipaikkainen virasto -projektissa, jossa yhdessä yliopistojen ja yrityskumppaneiden kanssa on kehitetty hajautettua toimintatapaa. Projektin aikana tehtiin tutkimusta ja kehittämistyötä, ja sen tuloksista on julkaistu opas valtionhallinnolle.

Mitä monipaikkaisuus tarkoittaa?

Monipaikkaisella työllä tarkoitetaan tietotekniikan ja tietoteknisten sovellusten avulla eri paikoista tehtävää työtä. Sitä voidaan tehdä erilaisissa tiloissa, kuten toimistossa, etätyöpisteessä, sidosryhmien luona, kotona, julkisissa tiloissa tai liikennevälineissä. Tekniikan ja tilojen lisäksi monipaikkaisuutta luonnehtii sosiaalinen vuorovaikutus: Työskentely voi olla yksilö-, ryhmä tai parityötä, ja siihen liittyvät yhteistyöhön, työnjakoon ja johtamiseen liittyvät kysymykset.

Maaseutuvirasto oli Monipaikkainen virasto -projektin kohdeorganisaationa vuosina 2008–2010. Tutkimuksella ja kehittämistyöllä rakennettiin ratkaisuja yhteistyöhön ja johtamiseen, informaatio- ja viestintäteknologian käyttöön ja työtilojen toteutukseen. Lähtökohtana olivat Mavin olemassa olevien tehtävien tekeminen. Hajautettua työtä on tehty toiminnan alusta lähtien ja sitä haluttiin kehittää: Mavissa matkustetaan paljon, toimitaan eri paikkakunnilla ja työskennellään etätöissä. Taustalla olivat myös uuden viraston toiminnan kehittäminen ja alueellistamisen tukeminen vuosien 2007–2011 aikana.

Mitä hyötyjä on saavutettavissa?

Maaseutuvirastossa monipaikkaista toimintatapaa lähestyttiin kokonaisvaltaisesti. Esimiehille ja henkilöstölle järjestettiin sisäisiä koulutuksia ja valmennuksia tukemaan muutoksessa ja uusien toimintatapojen omaksumisessa. Henkilöstö osallistui teknisten välineiden valintaan ja kyselytutkimuksiin. Käyttöön tulivat kannettavat tietokoneet, älypuhelimet ja etäyhteydet. Myös uusien, vuoden 2011 alussa valmistuvien toimitilojen suunnittelussa otettiin huomioon mahdollisuus tehdä monipaikkaista työtä.

Etenemistä seurattiin sekä koko Mavin tasolla että kolmessa pilottiryhmässä. Seurannassa todettiin, että pikaviestimien, videoneuvottelujen ja verkkokokousten käyttö lisääntyi voimakkaasti. Niiden myös koettiin hyvin tukevan työskentelyä. Verkossa otettiin käyttöön läsnäolo- ja yhteystiedot ja perustettiin ryhmäsivustoja. Videoneuvottelulaitteet olivat koko organisaation aktiivisessa käytössä jo aiemmin, ja niitä hyödynnettiin yhteydenpidossa sidosryhmien kanssa.

Maaseutuvirastossa monipaikkainen työskentelytapa on tukenut Mavin toimintojen alueellistamista. Se on osoittautunut tulevaisuuden toimintatavaksi ja mahdollisuudeksi pidettäessä kiinni nykyisistä osaajista ja rekrytoitaessa uutta henkilöstöä Mavin palvelukseen. Monipaikkaisuus nähdään myös kustannuksia ja aikaa säästäväksi sekä ekologiseksi tavaksi toimia esimerkiksi matkustamisen vähentyessä. Jatkossa monipaikkaista työskentelytapaa kehitetään edelleen sidosryhmien kanssa tehtävässä yhteistyössä.

Haasteina monipaikkaisessa työskentelyssä on ehkäistä toimipisteiden ja etätyöntekijöiden eristäytymistä suhteessa päätoimipaikkaan. Se onnistuu aktiivisella tiedonjaolla, johtamisella ja yhteistyön käytännöistä sopimalla. Yhteistyön sujumiseksi on erityisen tärkeää, että yksikkö tai työryhmä on tietoinen tavoitteistaan ja keinoistaan. Tietotekniikan ja tilojen käytössä olennaista on tunnistaa kulloiseenkin tehtävään sopivat välineet ja tilat, esimerkiksi videoneuvottelu on monipuolisempi media kuin puhelinpalaveri ja etätyöt sopivat erityisesti yksilötöiden tekemiseen.

Yhteistyön tuloksena opas valtionhallinnolle

Monipaikkainen virasto on Maaseutuviraston, Tekesin, Aalto-yliopiston, Turun yliopiston ja yrityskumppaneiden yhteinen kehittämis- ja tutkimushanke. Tekesin TILA-ohjelma on rahoittanut projektia. Valtiovarainministeriö rahoitti projektin kolme ensimmäistä kuukautta. Aalto-yliopisto on vastannut tutkimuksesta ja kehittämisestä, johon myös Turun yliopisto on osallistunut. Yrityspartnerit Microsoft, TeliaSonera, Senaatti-kiinteistöt ja Videra ovat tuoneet mukaan oman osaamisensa ja rahoituspanoksensa.

Projektin lopputuloksena Aalto-yliopisto on julkaissut oppaan valtionhallinnolle "Kohti monipaikkaista virastoa – Opas hajautuneisuuden vaatimiin muutoksiin".

Lisätietoja:
Maaseutuvirasto
ylijohtaja Leena Tenhola, puh. 040 543 0539, etunimi.sukunimi@mavi.fi
projektipäällikkö Matti Ylänne, puh. 040 186 8276, etunimi.sukunimi@mavi.fi

Aalto-yliopiston TKK, BIT tutkimuskeskus, vmWork
projektipäällikkö Johanna Haapamäki, puh. 050 595 6806, etunimi.sukunimi@tkk.fi